Еще раз про чек-листы

Замечательное видео про работу летчиков по маршруту Фракнфурт-Лос-Анджелес. Что интересно — обязательность чек-листов при работе пилотов (начиная с 0:44, 6:25, 7:45 ролика).

Обещал написать про чек-листы, сейчас — самое время.

Итак — с точки зрения бизнес-процессов чек-лист закрепляет определенную процедуру, исполняемую в рамках гейт-менеджмента. Все эти особенности исполнения процедур зародились достаточно давно в недрах проектного и химического производства, и были предназначены для обеспечения соответствия требований по качеству и как признак завершения ряда формальных задач. К примеру, фаза проекта считается пройденной, если на момент её окончания выполнен ряд запланированных работ и создан ряд документов с соответствующим качеством. На производстве гейт-менеджмент используется в том числе при принятии решения о запуске какого-либо изделия в серию или при прохождении контроля конкретного изделия службой качества.
Чек-лист из себя представляет список вопросов или показателей, которые контролируются на определенном этапе. Ответственное лицо (или группа лиц) «заполняет» реально или виртуально чек-лист с помощью отметок в бумажном документе, или (как у пилотов) проговаривания на устройство записи и диспетчерскую связь состояние основных параметров.
Процедура заполнения чек-листа представляет из себя набор вопросов, на которые нужно ответить. Или внести показатели, которые должны быть в рамках диапазона.
У этого (казалось бы!) непонятного документа есть несколько важнейших функций, которые в ряде случаев необычайно важны для исполнения:

  1. Фиксация результатов работы. В этом случае можно фиксировать время  на операцию, например между отдельными чек-листами большого процесса.
  2. Контроль качества самим исполнителем. Некачественный (или неполно выполненный) шаг процесса не может перейти на следующую операцию. В случае использования чек-листа исполнитель сам убедится в соответствии результатов своей работы требованиям, также будет гарантия, что никакие существенные условия и работы не были забыты. Гейт-менеджмент с чеклистами категорически показан при текучке кадров, либо большом количестве однообразных операций.
  3. Переход ответственности между исполнителями. Чрезвычайно важная вещь, влияющая на скорость выполнения и мотивацию всех людей. Шаг считается выполненным, если предыдущая группа исполнителей заполнила утвердительно чек-лист. С исполнителями очень просто работать, если их обязанности и зоны ответственности четко очерчены и разграничены. Чек-лист как раз реализует функции «государственной границы» между отделами, подразделениями и отдельными персоналиями. Например счет-фактура может быть передана в бухгалтерию только при соответствии ряда атрибутов, например наличие корректно заполненного товарного раздела, подписей людей, имеющих право подписания и круглую печать. При несоответствии любого из параметров счет-фактура не акцептуется. Такая проверка избавляет бухгалтерию от многочисленных отвлечений на доделки изначально неправильных документов, ошибки и неточности не «переползают» из отдела в отдел, следовательно производительность людей растет.
  4. Мотивация сотрудников. В зависимости от критичности процесса система мотивации должна быть привязана к качеству заполнения листов.Все случаи выявленных ошибок должны фиксироваться с последующим разбором ситуации. Для пилотов авиации ошибки в чек-листах могут быть основанием крайне серьезных дисциплинарных разбирательств. Это основной учетный документ в области качества и менеджерского надзора.

Идеальный чек-лист содержит следующие атрибуты:

—  Простая структура и ограниченное количество вопросов. 5-15 вопросов являются оптимальными, если их больше — нужно думать о разбиении процесса на более простые участки. Заполнение должно отнимать разумное время и составлять не более 3-5% от суммарных трудозатрат исполнителя или группы.

— Он должен быть понятен исполнителю и содержать четкие критерии соответствия типа «да\нет».

— Время и место операции, из которого следует, что операция закончена и передана для дальнейшей обработки.

На этом, наверное, блок теории завершен, в следующем выпуске — как заставить это работать в реальных условиях бизнеса (часть процессов и работ выполняется людьми, часть — информационной системой). И в каких случаях это является краеугольным камнем успеха проекта. И его максимальной эффективности.

This entry was posted in Аут и инсорсинг, Проекты and tagged , , . Bookmark the permalink.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


*